Bolagsstyrning

Bolagsstyrning inom Arjo

Arjo AB (publ) är ett svenskt publikt aktiebolag noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap. Arjos bolagsstyrning är baserad på svensk lag­stiftning, Arjos bolagsordning, Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) och Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter samt andra tillämpliga regler och rekommendationer. Här lämnas 2019 års bolagsstyrningsrapport.

Inledning

Arjo är en global leverantör av medicintekniska produkter och lösningar som höjer livskvaliteten för människor med nedsatt rörlighet och åldersrelaterade sjukdomar. Arjo skapar värde genom att förbättra de kliniska resultaten för vårdtagare och att möjliggöra en bättre arbetsmiljö för vårdpersonal. Därmed bidrar Arjo till ett hållbart sjukvårdssystem – alltid med människan i fokus. Arjos huvudsakliga kunder är offentliga och privata institutioner inom akutvård och långtidsvård.

Förtroendet för Arjo och dess produkter är avgörande för fortsatta försäljningsframgångar. Bolagsstyrningen syftar till att säkra en fortsatt stark utveckling av koncernen och att säkerställa att koncernen lever upp till sina åtaganden gentemot aktieägare, kunder, medarbetare, leverantörer, kreditgivare och samhälle. Koncernens bolagsstyrning och interna regelverk är genomgående riktade mot affärsmål och strategier. Koncernens risker är väl analyserade och riskhanteringen är integrerad i såväl styrelsearbetet som den operativa verksamheten. ­Arjos organisation och styrning är utformad för att kunna reagera snabbt på förändringar i marknaden och därför fattas operativa beslut decentraliserat och nära kunden, medan övergripande beslut om strategi och inriktning fattas av Arjos styrelse och koncernledning.

Externa och interna regelverk

Arjos bolagsstyrning är, utöver vad som följer av svensk lagstiftning, baserad på Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) som finns tillgänglig på bolagsstyrning.se. Arjo följer Kodens regler och redovisar nedan förklaringar i de fall Arjo avvikit från Kodens regler under 2019. Utöver Koden är koncernens bolagsstyrning även baserad på Nasdaq Stockholms Regelverk för emittenter som finns tillgängligt på nasdaq­omxnordic.com samt Aktiemarknadsnämndens uttalanden om vad som är god sed på den svenska aktiemarknaden vilka finns tillgängliga på aktiemarknadsnamnden.se. Denna bolagsstyrningsrapport sammanfattar organisationen av bolagsstyrningen och hur den har bedrivits och utvecklats under verksamhetsåret 2019. Bland de interna styrdokument som påverkar Arjos bolagsstyrning återfinns bland annat Arjos bolagsordning, instruktioner och arbetsordningar för styrelse, styrelsens utskott och VD, policies och riktlinjer, samt Arjos uppförande­kod och Guiding Principles. Bolagsordningen finns tillgänglig på Arjos hemsida www.arjo.com.

Bolagsstämma

Aktieägarnas rätt att besluta om Arjos angelägenheter utövas vid bolagsstämman (årsstämma respektive extra bolagsstämma), som är det högsta beslutande organet i Arjo. Årsstämma ska hållas i Malmö varje år före utgången av juni månad. Extra bolagsstämma hålls vid behov. Stämman fattar beslut i en rad frågor, däribland fastställande av resultat- och balansräkning, disposition av Arjos vinst eller förlust, ansvarsfrihet för styrelseledamöter och VD gentemot Bolaget, valberedningens sammansättning, val av styrelseledamöter (inklusive styrelsens ordförande) och revisorer. Bolagsstämman fattar även beslut om ersättning till styrelseledamöter och revisorer, riktlinjer för ersättning till VD och andra ledande befattningshavare samt eventuella ändringar av bolagsordningen. På årsstämman har aktieägare rätt att ställa frågor om bolaget och resultatet för det berörda året.

Kallelse till årsstämma och extra bolagsstämma där ändring av bolagsordningen ska behandlas ska ske tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma ska ske tidigast sex veckor och senast tre veckor före stämman. Kallelse sker genom annonsering i Post- och Inrikes Tidningar samt på www.arjo.com. Att kallelse har skett ska samtidigt annonseras i Svenska Dagbladet. Alla aktieägare som är registrerade i den av Euroclear förda aktie­boken senast fem vardagar före stämman och som har anmält sitt deltagande vid stämman senast den dag som anges i kallelsen till stämman har rätt att delta på stämman med full rösträtt.

Aktieägare

För information om aktieägare och aktien, se här, samt www.arjo.com.

Årsstämma 2019

Årsstämman ägde rum den 7 maj 2019. Vid årsstämman beslutades att fastställa den framlagda resultat- och balansräkningen och att styrelsens förslag till vinstdisposition skulle godkännas.

Årsstämma 2020

Årsstämma 2020 äger rum måndagen den 29 juni 2020 kl. 11.00 i Malmö. För vidare information se Arjos hemsida www.arjo.com.

Valberedning

Vid årsstämman 2018 fattades beslut om instruktion för valberedningen i Arjo som gäller tillsvidare. Valberedningen inför årsstämman ska utgöras av representanter för de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i den av Euroclear förda aktieboken per den 31 augusti året innan det år då årsstämman infaller, en representant för de mindre aktieägarna samt styrelsens ordförande, som även ska sammankalla valberedningen till dess första sammanträde. Till ordförande i valberedningen ska utses den ledamot som företräder den röstmässigt störste aktieägaren. Valberedningen ska lämna förslag om stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande, revisor, styrelse­arvode med uppdelning mellan ordföranden och övriga ledamöter samt ersättning för utskottsarbete och arvode för bolagets revisor.

Valberedningen inför årsstämma 2020

Inför årsstämman 2020 utgörs Arjos valberedning av Carl Bennet (Carl Bennet AB), Per Colleen (Fjärde AP-fonden), Marianne Nilsson (Swedbank Robur) samt styrelsens ordförande Johan Malmquist. Valberedningens ordförande är Carl Bennet. Valberedningens sammansättning avviker från instruktionen då den utsedda representanten för de mindre aktieägarna, Maria de Geer, under 2019 valde att lämna valberedningen på egen begäran.

Valberedningen har sedan den konstituerades och fram till angivandet av årsredovisningen haft två möten. Som underlag för sina förslag inför årsstämman 2020 har valberedningen gjort bedömningen huruvida den nuvarande styrelsen är ändamålsenligt sammansatt och uppfyller de krav som ställs på styrelsen till följd av bolagets verksamhet, position och förhållanden i övrigt inklusive relevanta hållbarhetsaspekter. Valberedningen har intervjuat styrelseledamöterna i bolaget och diskuterat de huvudsakliga krav som bör ställas på styrelseledamöterna inbegripet krav på oberoende ledamöter samt beaktat antalet styrelse­uppdrag som respektive ledamot har i andra bolag samt uppmärksammat frågan om en jämnare könsfördelning.

Valberedningen har meddelat att den har tillämpat regel 4.1 i Koden som mångfaldspolicy vid framtagandet av förslaget till styrelse inför årsstämman 2020. Målet med policyn är att styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund samt att en jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Arjos bolagsstyrning

Styrelse

Sammansättning och ledamöters oberoende

Enligt bolagsordningen ska Arjos styrelse bestå av lägst tre (3) och högst tio (10) ledamöter valda av bolagsstämma för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Styrelseledamöterna väljs årligen på årsstämman för tiden intill slutet av nästa årsstämma. De anställda har rätt att utse 2 representanter och 2 suppleanter till styrelsen. Vid årstämman 7 maj 2019 valdes Carl Bennet, Eva Elmstedt, Dan Frohm, Ulf Grunander, Carola Lemne, Joacim Lindoff och Johan Malmquist till styrelseledamöter. Arjos VD, Joacim Lindoff, ingår i styrelsen och Arjos chefsjurist fungerar som styrelsens sekreterare. Andra befattningshavare i Arjo deltar i styrelsens sammanträden som föredragande i särskilda frågor.

Enligt Koden ska en majoritet av de bolagsstämmovalda styrelseledamöterna vara oberoende i förhållande till Arjo och koncernledningen. Vidare ska enligt Koden minst två av de styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till Arjo och koncernledningen även vara oberoende i förhållande till Bolagets större aktieägare. Styrelsesammansättningen i Arjo uppfyller kraven på oberoende i Koden. Enskilda styrelseledamöters aktieinnehav, deras oberoende i förhållande till bolaget, bolagsledningen och bolagets större aktieägare samt övriga uppdrag i andra företag framgår av tabellen nedan och av presentationen av styrelseledamöterna.

Styrelseordförandens ansvar

Styrelsens ordförande följer Arjos verksamhet genom fortlöpande kontakter med VD. Ordföranden organiserar och leder styrelsens arbete samt ansvarar för att övriga styrelseledamöter får tillfreds­ställande information och beslutsunderlag. Ordföranden ansvarar även för att nya styrelseledamöter fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om Arjo och i övrigt får den fortbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt. Det är dessutom ordföranden som ansvarar för kontakter med aktieägare i ägarfrågor och för att styrelsen årligen utvärderar sitt arbete.

Styrelsens ansvar och arbete

Styrelsens arbete styrs huvudsakligen av aktiebolagslagen, Koden och av styrelsens arbetsordning. Av arbetsordningen framgår även att styrelsens övergripande uppdrag är att ansvara för koncernens organisation och förvaltning av dess angelägenheter, fastställande av koncernens övergripande mål, utveckling och uppföljning av de övergripande strategierna, beslut om större förvärv, avyttringar och investeringar, beslut om eventuella placeringar och lån i enlighet med finanspolicyn, löpande uppföljning av verksamheten, fastställande av kvartals- och årsbokslut samt den fortlöpande utvärderingen av VD och övriga medlemmar i koncernledningen.

Styrelsen ansvarar också för att säkerställa kvaliteten i den finansiella rapporteringen, inklusive system för övervakning av intern kontroll av Arjos finansiella rapportering och ställning (se ”Intern kontroll” nedan). Styrelsen ska vidare tillse att Arjos externa informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tydlig. Styrelsen är även ansvarig för fastställande av erforderliga riktlinjer samt andra policy­dokument, till exempel kommunikationspolicy och insiderpolicy. Vid styrelsens sammanträden finns bland annat följande återkommande punkter på dagordningen: affärsläge, projektstatus, marknadsfrågor, riskhantering, fastställande av delårsrapport, strategisk genomgång, framtidsutsikter samt ekonomisk och finansiell rapportering. Styrelsen höll sitt konstituerande sammanträde den 7 maj 2019 och under 2019 har det hållits 10 styrelsesammanträden där den genomsnittliga närvaron bland stämmovalda ledamöter varit 99%. Styrelsen har vid sina ordinarie möten behandlat de fasta punkter som följer av styrelsens arbetsordning samt andra löpande redovisnings- och bolagsrättsliga frågor.

Styrelsens arbete under 2019

Februari

  • Bokslutskommuniké
  • Revisiorernas avrapportering
  • Genomgång med Quality & Regulatory Compliance
  • Rapport från Revisionsutskottet
  • Rapport från Ersättningsutskottet

Maj

  • Delårsrapport Q1
  • Rapport från Revisionsutskottet

Juli

  • Delårsrapport Q2
  • Rapport från Revisionsutskottet

September

  • Genomgång av budget och den uppdaterade strategin (2021 och framåt)

Oktober

  • Godkännande av uppdaterade strategin (2021 och framåt)
  • Delårsrapport Q3
  • Rapport från Revisionsutskottet
  • Revisorernas avrapportering

December

  • Genomgång av hållbarhetsarbete
  • Fastställande av budget 2020
  • Successionsplanering och Talent Management
  • Rapport från ersättningsutskottet
  • Styrelseutvärdering

Utöver årets styrelsemöten har Revisionsutskottet under 2019 haft fem möten och Ersättningsutskottet tre möten.

Styrelsens utskott

Styrelsen har inom sig inrättat två utskott, revisionsutskottet och ersättningsutskottet, som båda arbetar enligt av styrelsen fastställda instruktioner.

Styrelse och utskott 2019

Committees

Attendance at meetings
Year elected Independent

Audit Committee

Remuneration Committee

Board meetings

Audit Committee

Remuneration Committee

Utskott

Närvaro vid möten

Invald

Oberoende

Revisions-utskott

Ersättnings-utskott

Styrelsemöten

Revisions-utskott

Ersättnings-utskott

Johan Malmquist, Chairman of the Board

Johan Malmquist,
styrelsens ordförande

2017 No1)

Chairman

2017

Nej1)

Ordförande

10/10

3/3

Carl Bennet

Carl Bennet

2017 No2)

Member

2017

Nej2)

Ledamot

10/10

3/3

Carola Lemne

Carola Lemne

2017 Yes Member

2017

Ja

Ledamot

10/10

5/5

Ulf Grunander

Ulf Grunander

2017 No1) Chairman

2017

Nej1)

Ordförande

10/10

5/5

Eva Elmstedt

Eva Elmstedt

2017 Yes Member

2017

Ja

Ledamot

9/10

5/5

Joacim Lindoff

Joacim Lindoff

2017 No1)

2017

Nej1)

10/10

Dan Frohm

Dan Frohm

2019 No2)

Member

2019

Nej2)

Ledamot

8/83)

3/33)

Board members appointed by employees

Av de anställda utsedda ledamöter

Sten Börjesson

Sten Börjesson

2017

2017

9/10

Ingrid Hultgren Ingrid Hultgren 2017

2017

10/10

Kajsa Haraldsson (Deputy)

Kajsa Haraldsson (suppleant)

2017

2017

10/10

Eva Sandling Gralén (Deputy)

Eva Sandling Gralén (suppleant)

2018

2018

9/10

1) Ej oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen
2) Ej oberoende i förhållande till större aktieägare i bolaget
3) Valdes in i styrelsen på årsstämman den 7 maj 2019

Revisionsutskott

Revisionsutskottets huvudsakliga uppgifter är att övervaka processerna kring Arjos finansiella rapportering, säkerställa och följa effektiviteten i dess interna kontroller genom rapportering från koncernstab för Intern Kontroll. I arbetet ingår även att informera sig om den externa revisionen av koncernredovisningen och årsredovisningen, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet samt därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller andra tjänster än revisionstjänster åt Arjo. Revisionsutskottet sammanträder regelbundet med revisorn för att diskutera samordningen av den interna kontrollen och den externa revisionen.

Revisionsutskottet ska vidare bistå valberedningen vid förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval genom att, bland annat, säkerställa att revisorns mandattid inte överskrider vad som är tillåtet enligt tillämplig lagstiftning, upphandla revisor (om tillämpligt) och lämna en rekommendation om förslag till revisor till valberedningen. Utskottet ska också informera styrelsen om resultatet av revisionen, däribland hur revisionen har verifierat bolagets finansiella rapportering, samt i övrigt utföra det arbete som krävs för att uppfylla samtliga krav i EU:s revisionsförordning. Därutöver ska revisionsutskottet besluta om riktlinjer för upphandling av andra tjänster än revisorstjänster från Bolagets revisor och, om tillämpligt, om godkännande av sådana tjänster. Slutligen ska revisionsutskottet utvärdera revisors­insatsen och informera valberedningen om resultatet av utvärderingen.

Arjos revisionsutskott bestod under 2019 av styrelseledamöterna Ulf Grunander (ordförande), Eva Elmstedt, Carola Lemne och Dan Frohm. Utskottet uppfyller aktiebolagslagens krav på redovisnings- och revisionskompetens.

Under 2019 har utskottet haft fem protokollförda möten samt där­emellan haft underhandskontakter vid behov. Medlemmarnas närvaro vid utskottsmöten redovisas i tabellen ovan.

Bolagets revisorer har deltagit vid samtliga av revisionsutskottets möten. Utskottet har tillsammans med revisorerna diskuterat och fastställt revisionens omfattning.

Ersättningsutskott

Ersättningsutskottets huvudsakliga uppgifter är att bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för VD och övriga ledande befattningshavare samt att följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för koncernledningen. Utskottet ska även följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattnings­havare som årsstämman beslutat om, liksom gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

I ersättningsutskottet ingår Johan Malmquist (ordförande) och Carl Bennet. Under 2019 har utskottet haft 3 protokollförda möten samt däremellan haft underhandskontakter vid behov. Medlemmarnas närvaro vid utskottsmöten redovisas i tabellen ovan.

Ersättning till styrelsen

Bolagsstämman den 7 maj 2019 beslutade att arvode ska, exklusive utskottsarvode, utgå med 1 380 000 kr till styrelsens ordförande samt 590 000 kr till envar av övriga bolagsstämmovalda styrelseledamöter som inte är anställda i Arjo.

För arbete i revisionsutskottet ska ersättning utgå med 246 000 kr till ordföranden och 123 000 kr till var och en av de övriga ledamöterna.

För arbete i ersättningsutskottet ska ersättning utgå med 128 000 kr till ordföranden och 94 000 kr till var och en av de övriga ledamöterna.

Ingen av ledamöterna har slutit avtal med Arjo eller något av dess dotterbolag om förmåner efter det att uppdraget avslutas. För komplett information om ersättningar till ledande befattningshavare se not 5.

VD och koncernledning

VD är ansvarig för den löpande förvaltningen och utvecklingen av Arjo i enlighet med tillämplig lagstiftning och tillämpliga regler, inklusive Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter samt Koden och de riktlinjer, instruktioner och strategier som fastställts av styrelsen. VD ska säkerställa att styrelsen får sådan saklig och relevant information som krävs för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Dessutom övervakar VD att Arjos mål, policys och strategiska planer som fastställts av styrelsen efterlevs och ansvarar för att informera styrelsen om Arjos utveckling mellan styrelsens sammanträden.

VD leder arbetet i koncernledningen, som är ansvarig för den övergripande affärsutvecklingen. Utöver VD bestod koncernledningen vid utgången av 2019 av CFO, EVP Human Resources & CSR, EVP Quality & Regulatory Compliance, EVP Chief Strategy Officer, EVP Product Development and Supply Chain & Operations, EVP Marketing Communication & Public Relations, President Global Sales och President Sales & Service North America. I januari 2020 utökades koncernledningen med EVP Legal & Business Compliance och består numera av tio personer. Dessa personer presenteras här.

För information om ersättning, eventuella aktierelaterade incitamentsprogram och anställningsvillkor för VD och övriga ledande befattningshavare, se not 5.

Extern revision

Arjos årsstämma väljer externa revisorer för en period om ett år i taget. Revisorerna granskar årsredovisningen och bokföringen samt styrelsens och VDs förvaltning efter en revisionsplan som fastställts i samråd med styrelsens revisionsutskott. I samband med revisionen rapporterar revisorerna sina iakttagelser till koncernledningen för avstämning samt därefter till styrelsen genom revisionsutskottet. Styrelsen träffar revisorerna minst en gång per år då de avrapporterar sina iakttagelser direkt till styrelsen utan närvaro av Arjos VD och CFO. Revisorerna deltar dessutom på årsstämman där de kort beskriver sitt revisionsarbete och sin rekommendation i revisionsberättelsen. Öhrlings Pricewaterhouse­Coopers AB är Arjos revisor sedan bolagets bildande med den auktoriserade revisorn Magnus Willfors som huvudansvarig revisor sedan den 16 augusti 2017. Magnus Willfors är även medlem i FAR, branschorganisation för revisorer i Sverige.

Intern kontroll

Introduktion

Styrelsens ansvar för den interna kontrollen regleras i aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, som innehåller krav på att information om de viktigaste inslagen i Arjos system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen varje år ska ingå i bolags­styrningsrapporten, samt Koden. Styrelsen ska bland annat se till att Arjo har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs. Arjos revisionsutskott har konstaterat att nuvarande internkontroll funktion är tillräcklig ur ett bolagsstyrningsperspektiv och att bolaget inte behöver en separat funktion för intern revision. Arjos rutiner för intern kontroll tar sin utgångspunkt i ramverket för intern kontroll utgivet av COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), som baseras på 17 fundamentala principer kopplade till fem komponenter. Rutinerna för intern kontroll utgår ifrån en kontroll­miljö som skapar disciplin och struktur för de andra komponenterna: riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning, utvärdering och rapportering. Under 2019 har stabs­funktionen för Intern Kontroll förstärkts med en medarbetare för att kunna arbeta brett med granskning av processer och fortsätta utvecklingen inom riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation, samt uppföljning, utvärdering och rapportering.

Rutinerna för intern kontroll, riskbedömning, kontrollaktiviteter och uppföljning avseende den finansiella rapporteringen har utformats i syfte att säkerställa en tillförlitlig övergripande finansiell rapportering och extern finansiell rapportering i enlighet med IFRS, tillämpliga lagar och regler samt andra krav som ska tillämpas av bolag noterade på Nasdaq Stockholm. Detta arbete involverar styrelsen, Arjos koncernledning och övrig personal.

Kontrollmiljö

Styrelsen har fastlagt instruktioner och styrdokument i syfte att reglera VDs och styrelsens roll- och ansvarsfördelning. Det sätt på vilket styrelsen övervakar och säkerställer kvaliteten på den interna kontrollen dokumenteras framför allt i styrelsens arbetsordning, Arjos finans­manual och bolagsstyrningspolicy, där styrelsen har fastställt ett antal grund­läggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. Arbetet med den interna kontrollen framgår även i andra styrdokument såsom Arjos uppförandekod, direktiv för riskhantering och intern kontroll och ytterligare policys som fastställs av styrelsen och direktiv som fastställs av koncernledningen. I dessa ingår bland annat regelbunden kontroll och uppföljning av utfall jämfört med förväntningar och tidigare år, liksom uppsikt över bland annat de redovisningsprinciper som Arjo tillämpar. Ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med riskbedömning och intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen är delegerat till VD. Styrelsen är dock ytterst ansvarig. Chefer på olika nivåer inom Arjo har i sin tur motsvarande ansvar inom sina respektive ansvarsområden. Koncernledningen rapporterar regelbundet till styrelsen och revisionsutskottet enligt fastställda rutiner. Ansvar och befogenheter, instruktioner, riktlinjer, manualer samt policys och direktiv utgör, tillsammans med lagar och föreskrifter, kontrollmiljön när det gäller den finansiella rapporteringen.

Riskbedömning

Arjo genomför löpande riskbedömning för att identifiera risker avseende den finansiella rapporteringen. Dessa risker inkluderar bland annat felaktigheter i redovisningen (till exempel avseende bokföring och värdering av tillgångar, skulder, intäkter och kostnader eller andra avvikelser) samt oegentligheter och bedrägerier. Riskhantering är inbyggd i varje process och olika metoder används för att bedöma, upptäcka och förebygga risker samt för att säkerställa att de risker som Arjo är utsatt för hanteras i enlighet med fastställda policyer, direktiv och instruktioner.

Kontrollaktiviteter

Utformningen av kontrollaktiviteter är av särskild vikt i Arjos arbete med att förebygga och upptäcka risker samt brister i den finansiella rapporteringen. Kontrollstrukturen består av tydliga roller i organisationen som möjliggör en effektiv ansvarsfördelning av specifika kontroll­aktiviteter som bland annat inkluderar behörighetskontroller i IT-system och attestkontroller. Den kontinuerliga analys som görs av den finansiella rapporteringen är mycket viktig för att säkerställa att den finansiella rapporteringen inte innehåller några väsentliga felaktigheter.

Information och kommunikation

Arjo har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen. Policyer, riktlinjer och interna anvisningar avseende den finansiella rapporteringen finns tillgängliga i elektronisk och tryckt form. Regelbundna uppdateringar om ändringar av redovisningsprinciper, rapporteringskrav eller annan informationsgivning görs tillgänglig och känd för berörda medarbetare. För den externa informationsgivningen finns riktlinjer som har utformats i syfte att säkerställa att Arjo lever upp till kraven på att sprida korrekt information till marknaden.

Uppföljning, utvärdering och rapportering

Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som koncernledningen lämnar. Styrelsen erhåller regelbundet uppdaterad finansiell information om Arjos utveckling mellan styrelsens möten. Koncernens finansiella ställning, strategier och investeringar diskuteras vid varje styrelsemöte. Styrelsen ansvarar även för uppföljning av den interna kontrollen. Detta arbete innefattar bland annat att säkerställa att åtgärder vidtas för att hantera eventuella brister, liksom uppföljning av förslag på åtgärder som uppmärksammats i samband med den externa revisionen. Bolaget genomför årligen en självutvärdering av arbetet med riskhantering och den interna kontrollen. Dessutom rapporterar de externa revisorerna regelbundet till styrelsen.

Utfall 2019

Uppföljning och utvärdering av den interna kontrollmiljön har under 2019 utförts genom självutvärdering samt för utvalda bolag och processer även kompletterats genom granskning som utförts av stabsfunktionen för Intern Kontroll. Utvärdering visar att koncernen har en tillfredställande kontrollmiljön för att täcka väsentliga risker relaterade till den finansiella rapporteringen.

Fortsatt arbete

Det fortgående arbetet med intern kontroll inom Arjo kommer det närmaste året främst koncentreras till riskbedömning, kontrollaktiviteter och uppföljning/övervakning. Det är stabsfunktionen för Intern Kontroll som säkerställer att självutvärdering och granskning av kontrollmiljön relaterat till den finansiella rapporteringen genomförs och följer upp med granskning för utvalda enheter och processer. Utfall och eventuella avvikelser i kontrollmiljön följs upp och rapporteras till CFO och Revisionsutskott. Avseende den kontrollmiljö som ej är relaterade till finansiell rapportering samarbetar internkontrollfunktionen med bolagets funktioner för regelefterlevnad inom bolaget såsom Quality and Regulatory Compliance och Legal and Business Compliance.

Arvoden för styrelse- och utskottsarbete 2019 (kronor)

Name Board fee Committee fee Total
Namn Styrelsearvode Utskottsarvode Totalt
Johan Malmquist Johan Malmquist 1 380 000 128 000 1 508 000
Carl Bennet Carl Bennet 590 000 94 000 684 000
Eva Elmstedt Eva Elmstedt 590 000 123 000 713 000
Ulf Grunander Ulf Grunander 590 000 246 000 836 000
Carola Lemne Carola Lemne 590 000 123 000 713 000

Dan Frohm

Dan Frohm

590 000 123 000 713 000